Contexto breve
Elegir el formato de archivo para un currículum es una decisión técnica con consecuencias prácticas. Desde la selección del formato depende que la persona que evalúa tu candidatura pueda abrir, leer y valorar tu documento sin fricciones. En mi trabajo analizando procesos de selección y compatibilidad de sistemas he observado que la mayor parte de los errores se producen por incompatibilidades evitables: formatos no admitidos por un portal, problemas de visualización entre sistemas operativos o documentos que se pierden en los filtros automatizados.
Este texto reúne criterios claros, ejemplos prácticos y pasos sencillos para tomar la decisión correcta según el canal de envío (publicación web, formulario de empresa o correo electrónico). No doy recomendaciones financieras; me limito a describir las consecuencias técnicas y operativas de cada formato.
Al final encontrará un glosario de términos y una sección de preguntas frecuentes para resolver dudas concretas y facilitar la aplicación inmediata en casa o en una pequeña empresa.
Claves para elegir el formato (resumen operativo)
Antes de elegir formato, compruebo dos elementos: las instrucciones del anuncio y el canal de envío. Son determinantes porque muchas empresas piden explícitamente un tipo de archivo —y si no se cumple, el documento puede no ser leído. Con frecuencia, los departamentos de recursos humanos usan sistemas automatizados (ATS) que procesan ciertos formatos mejor que otros; por tanto, la primera regla es: seguir la instrucción publicada.
Estas son las claves prácticas que aplico cuando preparo currículums:
- Compruebe la instrucción: si el anuncio indica un formato, úselo tal cual.
- Para envíos por correo a una persona: prefiero PDF por la estabilidad visual.
- Para formularios o portales: frecuente requerimiento de Word o texto plano, porque algunos ATS no leen PDF correctamente.
- Si piden pegar el texto en el cuerpo del correo: convierta el documento a texto plano y ajuste formato (ver sección específica).
- Compruebe la conversión: si proviene de Google Docs u otro editor, revise en Word o guarde en PDF y verifique el resultado.
Estas claves reducen el riesgo operativo: menos errores de visualización, menor probabilidad de rechazo por incompatibilidad y mayor control sobre la presentación de la información.
En la práctica, aplicar estas reglas lleva pocos minutos adicionales y evita perder una oportunidad por un error de formato; a continuación desarrollo cada formato y sus usos, con pasos concretos y ejemplos.
Sigue las instrucciones del anuncio
La primera y más determinante norma es respetar las indicaciones del empleador. Las ofertas suelen especificar el formato requerido porque el proceso de recepción está automatizado o porque el responsable de contratación prefiere revisar documentos en un entorno determinado. No respetar la solicitud puede provocar que el currículum quede fuera del proceso incluso antes de ser leído.
Existen dos escenarios habituales: portales de empleo o sistemas corporativos con campos para subir archivos, y envío por correo electrónico a una persona de contacto. En los portales, la plataforma puede aceptar sólo determinados tipos de archivo —lo típico es .doc/.docx, PDF o .txt— o transformar el documento internamente para su análisis. En los correos dirigidos a un contacto, el receptor suele preferir ver exactamente lo que usted ha enviado, por lo que la apariencia importa y el PDF es apreciado por su estabilidad.
Además, las instrucciones pueden incluir directrices sobre cómo nombrar el archivo o si prefieren que el contenido se pegue en el cuerpo del mensaje. Atender esas indicaciones demuestra atención y facilita el trabajo del reclutador. En contextos donde el empleador se preocupa por seguridad de archivos (por ejemplo, evitar malware en adjuntos) es común pedir PDF o texto pegado en el cuerpo del correo.
Por último, tenga en cuenta las pequeñas diferencias operativas: algunos ATS transforman el documento para lectura automática y no interpretan elementos gráficos complejos, tablas o cabeceras inusuales. Si el anuncio pide texto plano o especifica requisitos para el sistema de carga, adapte su currículum en ese momento para que sea legible por máquinas y humanos.
Microsoft Word (.doc / .docx): ventajas y limitaciones
El formato Word sigue siendo el más solicitado por empleadores y plataformas. Su principal ventaja es la compatibilidad con editores y sistemas de gestión: muchos portales aceptan .doc o .docx y permiten que el documento sea indexado por sistemas automáticos. En la práctica, esto facilita su uso en procesos internos de selección y edición posterior por parte de recursos humanos.
No obstante, el uso de Word tiene limitaciones que conviene anticipar. Al guardar desde distintos programas o versiones, pueden aparecer problemas de formato: encabezados desplazados, saltos de línea distintos entre Mac y PC, o incompatibilidades con fuentes no estándar. Si crea el currículum en Google Docs y descarga la versión .docx, es recomendable revisar el archivo en Word antes de enviarlo para comprobar que la maquetación se mantiene.
Para guardar en Word el procedimiento es sencillo: en el editor, seleccionar Archivo > Guardar como (o Descargar > Word si está en Google Docs) y elegir la extensión .doc o .docx. Después de guardar, conviene abrir el archivo en Word para comprobar ortografía, formato de listas y la correcta sustitución de caracteres especiales. Este último paso evita que elementos visuales que funcionan en un editor web se rompan al abrirse en otro entorno.
En términos operativos, reserve Word para situaciones donde el portal lo pida o cuando se soliciten archivos editables. Si la preferencia del receptor es ver el documento tal cual, considere adjuntar también un PDF (si el anuncio lo permite) para asegurar la visualización correcta, pero nunca reemplace la instrucción explícita de un empleador por su propio criterio.
PDF: ventajas, limitaciones y cuándo elegirlo
El formato PDF ofrece estabilidad visual: mantiene la maquetación y evita que las marcas de revisión o los subrayados automáticos de un procesador de textos distraigan al lector. Esa estabilidad es la razón por la que, en un envío directo a una persona o a un contacto en la empresa, el PDF suele ser la opción preferible.
Sin embargo, los sistemas automatizados de selección pueden no leer correctamente algunos PDFs, especialmente si el archivo contiene el currículum escaneado como imagen o si la conversión genera metadatos incompatibles. Por eso la ventaja del PDF (fidelidad visual) puede transformarse en desventaja cuando el receptor utiliza un ATS que no indexa bien ese formato. En esos casos, un archivo en Word o en texto plano facilita la lectura automática.
Para crear un PDF desde Word, seleccione Archivo > Guardar como y elija PDF en el menú de formato. Desde Google Docs, use Archivo > Descargar > PDF. Tras generar el PDF conviene abrirlo y comprobar que el texto no aparezca como imagen (buscar posibilidad de selección de texto). Si el texto no es seleccionable, puede que el documento sea una imagen escaneada y eso impida la lectura automática y la búsqueda por palabras clave.
Mi criterio operativo: si envío el currículum directamente por correo a una persona, prefiero PDF por su presentación. Si voy a subirlo a un portal con requisitos desconocidos, sigo la instrucción del anuncio; cuando exista duda, priorizo el formato que permita la indexación del contenido por sistemas automatizados.
Texto plano (.txt) y adaptaciones para sistemas automatizados (ATS)
Algunas ofertas piden explícitamente una versión en texto plano. Este formato elimina todo formato visual (negritas, tabulaciones complejas, tablas) y conserva únicamente caracteres y saltos de línea, por lo que es el más seguro para que un sistema automatizado pueda extraer la información sin errores.
Convertir un currículum a texto plano implica procesar manualmente detalles de presentación. Cambie las viñetas por asteriscos y deje un espacio tras el asterisco; convierta encabezados a mayúsculas para que resalten; y elimine símbolos gráficos que se puedan transformar en caracteres extraños. También añada espacios en blanco entre secciones para facilitar la lectura por humanos una vez pegado en el cuerpo del correo o en un campo de texto en un formulario.
Un procedimiento funcional es: copiar el contenido del currículum, pegar en un editor de texto plano (por ejemplo, el bloc de notas), revisar manualmente la estructura y guardar el archivo con extensión .txt. Antes de subir o pegar, lea el texto en pantalla para comprobar orden y legibilidad. Si su currículum tenía listas complejas o tablas, reescríbalas como viñetas sencillas para preservar la información clave.
En resumen, el texto plano es la opción más segura para sistemas que requieren entrada directa de texto; exige trabajo de adaptación para mantener la claridad, pero reduce el riesgo de que la información se pierda durante el procesamiento automático.
Cómo guardar y nombrar el archivo: pasos claros y ejemplos
Nombrar el archivo de forma clara es una práctica elemental que facilita la gestión de candidatos. El objetivo es que el reclutador identifique en un vistazo de quién es el documento. Evite nombres genéricos; incluya su apellido y el tipo de documento. Ejemplos sencillos: NombreApellidos_CV.pdf o Apellido_Nombre_Curriculum.docx. El formato puede variar según la instrucción, pero la claridad del nombre siempre ayuda.
Pasos prácticos para guardar y comprobar el archivo:
- Crear el documento final en su editor preferido (Word o Google Docs).
- Seleccionar Archivo > Guardar como (o Descargar > Word/PDF en Google Docs).
- Nombrar el archivo siguiendo la convención: Apellido_Nombre_Tipo.extension.
- Abrir el archivo guardado y verificar que la maquetación y el texto se ven correctamente.
Ejemplos numéricos simples para organizarse: si envía cinco candidaturas a la semana, dedicar 5–10 minutos extra por archivo para revisar la conversión evita problemas. Si prepara versiones para dos canales (portal y correo), tendrá dos archivos: Apellido_Nombre_CV.docx y Apellido_Nombre_CV.pdf; ese doble armario de archivos le permite responder a cualquier requisito sin rehacer el documento cada vez.
Además del nombre, tenga en cuenta el contenido del archivo: compruebe que no queden marcas de control de cambios visibles y que no haya líneas onduladas de corrección automática que distraigan. Guardar un PDF para visualización y una copia .docx para sistemas que necesitan editar o indexar es una práctica operativa común y segura.
Impacto práctico en hogar y pyme
Para una persona en búsqueda activa o para una pequeña empresa que gestiona candidaturas, la correcta elección del formato reduce tiempo y errores administrativos. En el hogar, preparar versiones claras del currículum evita rehacerlo cuando aparece una oferta con requisitos distintos; en la pyme, facilita la centralización de candidaturas y la revisión por parte de managers que puedan preferir ver el documento tal cual.
Consideraciones operativas para pymes y autónomos: mantenga dos versiones de cada currículum o plantilla —una en Word (.docx) y otra en PDF— y una versión en texto plano lista para copiar en formularios. Esta práctica simplifica los procesos de selección y reduce consultas con el candidato para reenvíos o conversiones.
Ejemplo práctico: si un responsable de contratación solicita cinco candidaturas en un mes y debe reenviar documentos a distintos managers, disponer de un PDF garantiza que la presentación será idéntica en todos los equipos; disponer de una copia .docx facilita la extracción de datos si el departamento de RR. HH. necesita incluir el contenido en una base de datos interna. Esa duplicidad tiene un coste mínimo de tiempo —unos minutos por archivo— y un beneficio operacional inmediato.
En la vida doméstica, cuando ayuda a un familiar a enviar candidaturas, siga las mismas reglas: compruebe el formato solicitado, genere la versión adecuada y verifique la visualización antes de enviar. Evitar rehacer documentos y reducir incidencias técnicas es una optimización sencilla que mejora las probabilidades de que un currículum llegue correctamente al evaluador.
Mini glosario
PDF: formato que conserva la apariencia del documento independientemente del sistema operativo; recomendable para envíos directos a una persona por su estabilidad visual.
.doc / .docx (Word): formatos editables usados por la mayoría de procesadores; frecuentemente requeridos por portales y sistemas internos por su facilidad de edición e indexación.
Texto plano (.txt): fichero sin formato; útil cuando hay que pegar el contenido en el cuerpo del correo o cuando el sistema solicita texto sin maquetación para facilitar la lectura automática.
ATS (Applicant Tracking System): sistema automatizado que procesa currículums; algunos ATS leen mejor archivos en Word o texto plano que ciertos PDFs.
Preguntas frecuentes
¿Qué formato uso si el anuncio no lo especifica? Si no hay indicación, suba un .docx si el formulario lo admite; si envía por correo a una persona, adjunte PDF para asegurar la presentación. Cuando exista duda, priorice la capacidad de lectura automática (Word o texto plano) para formularios.
¿Puedo enviar el mismo archivo en PDF y Word? Sí, cuando el anuncio no prohíbe múltiples adjuntos. Guardar ambas versiones le cubre frente a problemas de visualización o a necesidades de edición interna por parte del reclutador.
¿Cómo evito que se pierda el formato al convertir desde Google Docs? Descargue la versión .docx y ábrala en Word para comprobar la maquetación. Si detecta fallos, ajuste fuentes y espaciados antes de generar el PDF final.
¿Por qué algunos PDFs no los puede leer un sistema de selección? Porque el documento puede contener texto como imagen (escaneo) o metadatos incompatibles. Verifique que el texto sea seleccionable en el PDF: si no lo es, convierta el documento desde el original y vuelva a comprobar.
¿Cómo debo nombrar el archivo? Use una convención clara que incluya su apellido y el tipo de documento: por ejemplo, Apellido_Nombre_CV.pdf o Apellido_Nombre_Curriculum.docx. Evite nombres genéricos como “Currículum.pdf”.
