El impuesto sobre las ventas en Estados Unidos combina normas federales tácitas y una maraña de reglas estatales y locales. La necesidad de cobrar, declarar y pagar depende de la presencia fiscal en cada jurisdicción, del tipo de producto o servicio y de si las ventas se realizan en persona o por internet. En lo que sigue explico con claridad qué hay que comprobar, qué pasos ejecutar y qué errores conviene evitar para mantener la cuenta ordenada.
Resumen rápido y claves
Comparto aquí las ideas esenciales que conviene retener antes de abordar el proceso con detalle. Son aplicables tanto a negocios físicos como a vendedores en línea y a actividades realizadas desde casa.
- Obligación por nexus: la obligación de cobrar depende de si existe un “tax nexus” en una jurisdicción.
- Estados sin impuesto estatal: algunos estados no aplican impuesto estatal sobre las ventas; sin embargo, la operativa puede variar por localidad.
- Ventas online: tras la doctrina aplicable, los estados pueden exigir cobro a vendedores remotos si superan umbrales económicos o de transacciones.
- Tipos de gravamen: el porcentaje puede combinar tasas estatales y locales; hay reglas de origen y destino que determinan la base.
- Registro y permisos: hay que registrarse en cada estado donde exista obligación y conservar permisos y certificados de exención o reventa.
- Registro contable: las cantidades cobradas van a la cuenta de pasivo “Sales Tax Payable” hasta su ingreso al fisco.
Estas claves sintetizan la ruta: determinar obligación, registrarse, configurar cobros en ventas, conservar registros, declarar y pagar. En la práctica, cada paso tiene matices que afectan a hogares y pymes; en las secciones siguientes analizo esos efectos y doy ejemplos sencillos.
Impacto práctico para negocios domésticos y pymes
Para una actividad gestionada desde casa la diferencia entre estar obligado o no a cobrar el impuesto puede depender de detalles operativos: si se vende a compradores locales, si se participa en ferias o mercados, o si se cumplen umbrales de ventas a distancia. Por ejemplo, tener un taller de artesanía o ofrecer servicios sujetos al impuesto exige analizar la normativa del estado donde se realiza la actividad.
Es habitual que quienes trabajan desde casa crean que la actividad informal queda fuera del control. No es así: si la actividad genera ventas de bienes o servicios gravables y existe presencia económica o física, la administración puede exigir registro y cobro. En varios estados existen reglas específicas para ventas desde el domicilio que obligan a tramitar un permiso de vendedor.
En una pyme local el impacto principal es administrativo y de caja. Cobrar impuestos implica programar el sistema de facturación, distinguir claramente el importe del impuesto en los recibos y reservar ese importe en una cuenta o partida de pasivo. Si no se reserva, la empresa corre el riesgo de emplear esos fondos para gastos operativos y encontrarse sin liquidez para remitirlos cuando venza la declaración.
Otra consecuencia práctica es la necesidad de definir procesos: quién calcula los tipos aplicables, cómo se documentan las ventas exentas y dónde se guardan los certificados de reventa. Recomiendo establecer rutinas claras desde el inicio: asignar la responsabilidad del cálculo, fijar un calendario de declaraciones y mantener un archivo ordenado de permisos y comprobantes. Esto reduce la probabilidad de sanciones por errores formales o por falta de documentación.
Además, la venta por internet añade complejidad: si la pyme vende a clientes en otros estados, debe comprobar si supera umbrales económicos (venta total o número de transacciones) que disparan la obligación de cobrar a distancia. En muchos casos los umbrales se sitúan en torno a cifras redondas —por ejemplo, cien mil dólares o doscientos actos de venta— pero hay variaciones; conviene verificar caso por caso y documentar los cálculos.
En términos prácticos para el hogar y la pyme, la estrategia operativa suele ser la misma: registrar la actividad donde corresponda, configurar el sistema de cobros para mostrar el impuesto por separado, conservar certificados de exención y reservar el importe recaudado hasta su ingreso. Estos pasos minimizan el riesgo administrativo y facilitan auditorías o requerimientos posteriores.
Proceso paso a paso
Determinar la obligación de cobrar (nexus y ventas a distancia)
El primer punto es establecer si existe obligación de cobrar en una jurisdicción concreta. Esa obligación nace cuando la actividad genera presencia económica o física vinculada a la jurisdicción —lo que suele denominarse “nexus”. La presencia puede resultar de tener un local, empleados, agentes o inventario en un estado, o de alcanzar ciertos umbrales por ventas a distancia.
Para ventas por internet, la normativa actual permite que los estados obliguen a cobrar a vendedores remotos cuando se superan umbrales económicos o de transacciones. Esos umbrales típicos facilitan la distinción entre vendedores pequeños y vendedores con actividad significativa en el mercado del estado.
En la práctica verifico dos datos básicos: volumen anual de ventas a clientes de cada estado y número de transacciones anuales en ese estado. Si uno de esos parámetros supera el umbral aplicable, procede el registro y el cobro. Registrar y documentar el criterio utilizado evita ambigüedades ante requerimientos posteriores.
Registro en la autoridad fiscal estatal y obtención del permiso
Una vez confirmada la obligación, el siguiente paso es registrarse ante la autoridad fiscal del estado para obtener el permiso o licencia que autoriza a cobrar y remitir el impuesto. El trámite exige información básica del negocio y, en la mayoría de los casos, el número de identificación federal del empleador (EIN).
El registro permite a la empresa emitir comprobantes con el impuesto separado y da acceso a formularios y plataformas para declarar y pagar. Es importante completar correctamente los datos del negocio y actualizar cualquier cambio de domicilio o actividad para mantener la vigencia del permiso.
He visto que la documentación incompleta o los datos desacertados son causas frecuentes de retrasos. Con frecuencia conviene verificar previamente que se dispone de toda la información requerida antes de iniciar el registro para completar el proceso sin incidencias.
Identificar qué productos y servicios son gravables
No todos los bienes y servicios están sujetos al impuesto en todos los estados. Los estados establecen listas distintas: algunos gravan servicios que otros consideran exentos; ciertos alimentos o medicamentos están exentos en unas jurisdicciones y gravados en otras.
La clasificación depende de la naturaleza del producto o de la prestación. En negocios que combinan venta de bienes y prestación de servicios conviene desglosar en la facturación qué parte corresponde a cada elemento, porque la tributación puede variar.
Un error común es asumir que un bien es exento en todas partes. Para evitarlo, conviene documentar la clasificación aplicada y conservar la normativa o el criterio que justificó la decisión en el momento de la venta, por si se requiere en una inspección.
Determinar la tasa aplicable: origen versus destino
La tasa a cobrar suele combinar una porción estatal y otra local. Además existe la regla de origen o destino: en estados con regla de origen se aplica la tasa del lugar del vendedor; en estados con regla de destino se aplica la tasa del lugar del comprador.
Cuando la venta implica entregas a distintas localidades, la diferencia entre origen y destino altera la tasa efectiva. En ventas multiplataforma conviene programar el cálculo automático en el punto de venta o en la tienda online para evitar errores en la tarifa aplicada.
Para ventas físicas dentro de una misma jurisdicción el cálculo es sencillo; el reto aparece al vender en multitud de localidades y estados, donde las tasas y las bases pueden variar. Mantener una tabla actualizada de tasas o usar servicios de cálculo reduce el riesgo de aplicar tarifas incorrectas.
Cobro al cliente y registro contable
Tras obtener el permiso se puede comenzar a mostrar y cobrar el impuesto. Es fundamental que el importe del impuesto figure por separado en el recibo o la factura, porque esa transparencia es exigida por la mayoría de las administraciones.
Contablemente, el importe cobrado no es ingreso de la empresa: debe registrarse en la cuenta de pasivo denominada habitualmente “Sales Tax Payable”. Mantener esa distinción evita confundir ventas netas con montos que deben remitirse al fisco.
Es buena práctica conciliar periódicamente el importe reservado para impuestos con los informes de ventas para detectar diferencias por devoluciones, descuentos o errores de registro y corregirlos antes de la declaración.
Exenciones y certificados de reventa
Algunas ventas pueden estar exentas: compras para reventa, ciertos alimentos o medicamentos, o ventas a organizaciones específicas. Para aplicar una exención el comprador debe presentar el certificado correspondiente y el vendedor debe conservarlo en sus archivos.
Es habitual solicitar y guardar una copia del permiso de reventa cuando un cliente declara que adquirirá los bienes para revenderlos. En caso de inspección, la falta de certificado puede hacer responsable a quien no aplicó el impuesto originalmente.
La tramitación de certificados y la verificación de su validez son tareas administrativas que conviene automatizar o integrar en el proceso de venta para minimizar errores.
Declaración y pago: frecuencia y puntualidad
Las obligaciones de presentación varían según el volumen de ventas: la mayoría de estados exige pagos mensuales a negocios con alto volumen y pagos trimestrales o anuales para volúmenes menores. Pagar a tiempo evita sanciones y recargos.
El proceso normal incluye presentar un informe con el total de ventas, las ventas exentas, el impuesto recaudado y el impuesto a remitir. Hoy muchas administraciones permiten la presentación y el pago online, lo que facilita cumplir los plazos.
En la práctica organizo un calendario fiscal donde se sitúan las fechas límite de cada estado relevante. Disponer de un calendario reduce la probabilidad de omisiones por simple descuido administrativo.
Ejemplos numéricos simples
Los ejemplos recurren a cifras redondas para facilitar la comprensión. No son predicciones ni recomendaciones, solo ilustraciones operativas.
Ejemplo 1: vendedor online con ventas anuales inferiores a los umbrales. Si un vendedor realiza 150 ventas al año y factura 90.000 USD en total, suele estar por debajo de umbrales típicos de 100.000 USD o 200 transacciones. En ese caso no surgiría obligación por economic nexus en muchos estados; aun así, debe registrar ventas locales si vende a clientes del mismo estado.
Ejemplo 2: vendedor online que supera umbrales. Si en un año se superan 120.000 USD en ventas y 220 transacciones a clientes de un estado concreto, el vendedor probablemente deberá registrarse y cobrar impuesto en ese estado. En las cuentas, si vende 120.000 USD y aplica un tipo medio del 8%, el impuesto recaudado sería ≈9.600 USD, que debe permanecer en la cuenta de pasivo hasta su ingreso al fisco.
Ejemplo 3: cálculo puntual de un pedido. Venta de 100 USD con un tipo del 8% produce un impuesto de 8 USD; el cliente paga 108 USD, la empresa reconoce 100 USD como ingreso y 8 USD como pasivo “Sales Tax Payable”. Si más tarde se produce una devolución completa, se debe ajustar tanto el ingreso como el pasivo y, si ya se había ingresado el impuesto, solicitar o documentar el crédito correspondiente según la normativa estatal.
Ejemplo 4: ventas en distintas localidades. Si la tasa estatal es 6% y la tasa local añade 2%, el tipo efectivo es 8%. Sobre una venta de 1.000 USD, el impuesto a cobrar será 80 USD. Si la venta involucra entregas a distintos condados, el sistema debe seleccionar la tasa correcta según origen o destino para cada envío.
Mini glosario
- Tax nexus: vínculo que crea la obligación de recaudar impuestos en una jurisdicción, por presencia física o económica.
- Sales tax permit: autorización estatal para cobrar y remitir impuesto sobre ventas.
- Sales Tax Payable: cuenta de pasivo donde se registran las cantidades cobradas a clientes y pendientes de ingreso al fisco.
- Origen vs destino: regla que indica si la tasa aplicable se determina por la ubicación del vendedor (origen) o del comprador (destino).
- Certificado de reventa: documento que permite a un comprador adquirir bienes sin pagar impuesto porque los destina a revenderlos.
- Umbral económico/transaccional: límites (por ejemplo 100.000 USD o 200 transacciones) que determinan la obligación de vendedores remotos en muchos estados.
Estos términos forman la base de la operativa diaria. Mantenerlos claros en la contabilidad y en los procedimientos de ventas ayuda a reducir errores y a facilitar las comprobaciones ante la administración.
Preguntas frecuentes
¿Cómo registro y contabilizo un impuesto sobre ventas cobrado?
Al cobrar el impuesto lo contabilizo en una cuenta de pasivo específica (Sales Tax Payable). Esa cuenta refleja obligaciones frente a la administración, no ingresos de la empresa.
El asiento típico consiste en debitar la cuenta de caja o banco por el total cobrado y acreditar ventas por la base imponible y acreditar Sales Tax Payable por el importe del impuesto. Esto deja claro que el impuesto es un saldo que debe trasladarse al estado.
Posteriormente, al declarar y pagar, se debita Sales Tax Payable y se acredita caja o banco por el importe transferido a la administración, cerrando la obligación correspondiente a ese periodo.
¿Qué hago si vendo desde casa?
Vender desde el domicilio no exime automáticamente del impuesto. Si la actividad genera ventas gravables y existe presencia en el estado que exige cobro, procede registrarse y cobrar.
En la práctica conviene revisar si la actividad encaja en la definición de “vendedor” exigible por la autoridad fiscal y, en caso afirmativo, solicitar el permiso y configurar facturación que muestre el impuesto por separado.
Conservar documentación de ventas y de cualquier permiso o exención es clave para responder a requerimientos con rapidez y justificar el tratamiento aplicado en cada operación.
¿Cómo sé qué tasa aplicar en ventas online?
La tasa depende de si la jurisdicción aplica origen o destino y de la combinación de tasas estatal y local. Para ventas online frecuentes, lo normal es programar el cálculo en la plataforma o el sistema de facturación.
Sin automatización, el vendedor debe comprobar la tasa correspondiente a la dirección de entrega en cada operación. Documentar la metodología de cálculo y mantener tablas actualizadas reduce discrepancias.
En operaciones complejas, considerar instrumentos que actualicen tasas automáticamente evita errores por cambios normativos o locales.
¿Qué sucede con las ventas exentas o para reventa?
Las ventas exentas requieren que el comprador presente el certificado adecuado. Si se trata de reventa, el vendedor debe conservar el permiso de reventa para justificar la no aplicación del impuesto.
La falta de certificado válido puede convertir la operación en gravada a efectos de la administración, con consecuencias económicas para el vendedor si no puede probar la exención.
Mantener un control de certificados y su vigencia reduce riesgos posteriores y facilita la gestión de auditorías.
¿Con qué frecuencia debo declarar y pagar?
La frecuencia depende del volumen de ventas: muchos estados requieren pagos mensuales para negocios con alta facturación, y pagos trimestrales o anuales para volúmenes menores. Los plazos y las obligaciones varían por estado.
Mi recomendación práctica es elaborar un calendario con las fechas de cada estado relevante y conciliar los importes con antelación para evitar retrasos y sanciones por incumplimiento.
Si se prevé un cambio de volumen que altere la periodicidad, notificar a la autoridad fiscal y ajustar el calendario evita sorpresas en la carga administrativa.
